Mockup · Noire Bau
Schritt 1 — Der Eingang

Website mit strukturiertem Anfrageformular

Nicht "Kontakt: info@…", sondern ein Formular, das die Anfrage schon vorqualifiziert. Jedes Feld hier spart später einen Rückruf oder einen unnötigen Ortstermin.

⚠️
Demo-Inhalte. Firmenname, Texte, Leistungen und alle Zahlen sind Platzhalter. Das Layout zeigt Struktur und Funktion, nicht das finale Design.
🔒 noire-bau.de
LeistungenReferenzenÜber unsKontakt
💬 WhatsApp

Hochbau, Sanierung und Anbau — aus einer Hand

Regional tätig seit über 20 Jahren. Festpreis nach Ortstermin, eigene Kolonnen, keine Subunternehmer-Kette.

[ Referenzfoto Baustelle ]
✓ Meisterbetrieb
✓ Festpreisgarantie
✓ Antwort binnen 24 h
✓ Umkreis 60 km

Leistungen

🏠

Rohbau

Einfamilien- und Mehrfamilienhäuser

🧱

Sanierung

Altbau, Fassade, Kellerabdichtung

📐

Anbau & Umbau

Erweiterung, Durchbrüche, Statik

🚜

Erdarbeiten

Aushub, Verbau, Außenanlagen

Anfrage stellen

Je genauer, desto schneller das Angebot. Antwort in der Regel am selben Werktag.

🎯
Warum diese Felder: PLZ, Gewerk und Zeitrahmen entscheiden, ob eine Anfrage überhaupt passt. Ohne sie fährt man raus und merkt es erst vor Ort.
Schritt 2 — Der zweite Kanal

Terminanfrage direkt im WhatsApp-Chat

Das Formular unten ist ein WhatsApp Flow — ein natives Formular im Chat, kein Browser-Link. Klick dich durch, der Ablauf ist echt so umsetzbar.

Schritt 3 — Der eigentliche Kern

Ein Eingang für Mail, WhatsApp und Formular

Jede eingehende Nachricht wird automatisch klassifiziert und zusammengefasst. Er sieht in 10 Sekunden, was liegen geblieben ist — statt drei Postfächer durchzugehen.

💡
Hier weiche ich bewusst von der Ursprungsidee ab. „Pro eingehender Mail einen Kalenderslot blocken“ funktioniert in der Praxis nicht — bei 20–40 Mails am Tag ist der Kalender zerschossen, und ein leerer Block sagt ihm nicht, was drinsteht. Die Unsicherheit bleibt. Stattdessen: klassifizieren → melden → ein gebündelter Block, dessen Länge sich nach dem echten Rückstand richtet. Löst dasselbe Problem, ohne den Kalender zu ruinieren.

Eingang

+49 170 ••• ••42vor 12 Min
Ortstermin angefragt · Sanierung · Musterstraße 12
Flow ausgefüllt. Einfamilienhaus, Sanierung, Wunschtermin Mi 12.08. 07:30. Fahrzeit ab Betrieb ca. 25 Min — passt in die Route Nord.
KundenanfrageWhatsAppTermin vorgemerkt
🌐
Formular Websitevor 1 Std
Anbau Einfamilienhaus, Start in 1–3 Monaten
PLZ 21079 — im Umkreis. Zeitrahmen realistisch. 3 Fotos angehängt. Vollständig ausgefüllt, kein Rückruf zur Klärung nötig.
KundenanfrageFormular
✉️
Baustoffhandel Nordvor 2 Std
Lieferavis KW 33 — Betonstahl
Liefertermin Do 13.08. vormittags. Keine Aktion nötig, außer jemand muss annehmen.
LieferantZur Kenntnis
✉️
Hausverwaltung Musterstadtvor 3 Std
Wasserschaden Keller — kurzfristige Besichtigung?
Enthält „kurzfristig“ und „Wasserschaden“ → als dringend eingestuft. Bestandskunde laut Adressbuch.
DringendKundenanfrage
✉️
Steuerberatung Mustervor 5 Std
Unterlagen Juli — Rückfrage zwei Belege
Frist genannt: bis 15.08. Kein Kundenkontakt, aber terminrelevant.
BuchhaltungFrist 15.08.
✉️
Werbeportal24vor 6 Std
Ihr Premium-Eintrag im Branchenbuch
Kaltakquise. Automatisch archiviert, keine Meldung ausgelöst.
Werbungarchiviert

Heute

Eingegangen31
Echte Anfragen3
Sofort gemeldet1
Auto-archiviert19
Demo-Zahlen. Das echte Verhältnis kennt man erst nach 2–3 Wochen Mitlaufen.

Meldelogik

🔴
Dringend → sofort WhatsApp-Push an ihn, egal wann
🟢
Kundenanfrage → Push mit 2-Zeilen-Zusammenfassung
🔵
Lieferant / Buchhaltung → sammelt sich für den Tagesblock
⚪
Werbung → stumm archiviert, taucht nie auf
🟡
Unsicher → landet im Block, wird nie weggeworfen

Warum das besser ist

Er wollte nicht wirklich Kalenderblöcke. Er wollte die Gewissheit, dass nichts liegen bleibt, ohne alle 20 Minuten ins Postfach zu schauen. Das leistet die Klassifizierung — der Kalenderblock ist danach nur noch die Verpackung.

Schritt 4 — Der Kalender

Ortstermine mit Fahrzeit, plus ein mitwachsender Anfragen-Block

Für eine Baufirma ist ein Termin kein 15-Minuten-Slot, sondern eine Anfahrt. Ohne automatische Fahrzeit-Blöcke ist jeder Buchungskalender wertlos.

KW 33 · 10.–14. August

Ortstermin / Aufmaß
Fahrzeit (automatisch)
Baustelle
Anfragen bearbeiten
Mo
10
Di
11
Mi
12
Do
13
Fr
14

🚗 Fahrzeit wird mitgeplant

Vor und nach jedem Ortstermin blockt das System die Fahrzeit über eine Routing-API — ab der letzten Adresse, nicht pauschal ab Betrieb.

📍 Termine werden gebündelt

Der Flow bietet bevorzugt Slots an, die geografisch zu bereits geplanten Terminen passen. Weniger Kreuz-und-quer.

📥 Der Block atmet

„Anfragen bearbeiten“ ist täglich 16:30 gesetzt. Nichts offen → Block verschwindet. Viel offen → Block wird länger. Das ist die Ursprungsidee, nur sinnvoll gebaut.

Schritt 5 — Ehrliche Einordnung

Was davon geht wirklich?

Bewertung jedes Bausteins aus dem Mockup. Keine Preise — die kann ich erst nennen, wenn Volumen und Systemlandschaft geklärt sind.

BausteinMachbar?Womit / Einschränkung
Website mit AnfrageformularProblemlosAstro, Next.js oder WordPress. Formular per Webhook direkt in die Automatisierung.
WhatsApp-Button & QR-CodeProblemloswa.me-Link mit vorbefülltem Text. Kostenlos, sofort machbar.
Menü-Buttons im ChatProblemlosInteraktive Nachrichten der Cloud API. Max. 3 Reply-Buttons bzw. 10 Listeneinträge.
WhatsApp Flow (Formular im Chat)JaOffizielles Feature. Braucht die Business Platform (API) — die Business App reicht nicht.
Live-Slots aus dem echten KalenderJa, AufwandFlow-Endpoint muss selbst gebaut und gehostet werden. Der aufwendigste Einzelteil.
Mail automatisch klassifizierenJaIMAP → n8n → LLM-Node. Genauigkeit steigt, wenn man 2–3 Wochen mitlaufen lässt und nachschärft.
WhatsApp-Push an den ChefJa, mit RegelAußerhalb des 24-h-Fensters nur per genehmigtem Template. Alternative: Telegram oder Push-App — kostenlos und ohne Template-Zwang.
Kalenderblock automatisch anlegen/verlängernJaGoogle Calendar API oder Microsoft Graph. Technisch simpel.
Fahrzeit automatisch blockenJa, kostetRouting-API (Google, HERE, Mapbox) — nutzungsabhängig abgerechnet.
Termin-Erinnerung per WhatsAppJaUtility-Template. Günstigste Kategorie. Größter messbarer Effekt (No-Shows).
Pro Mail ein Kalenderslot blockenAbratenTechnisch trivial, praktisch unbrauchbar. Siehe Cockpit-Tab.
Kunde bucht selbst verbindlichAbratenOhne Bestätigungsschritt entstehen unfahrbare Routen. Vormerken + bestätigen.
KI beantwortet Anfragen eigenständigAbratenBei Bauleistungen zu riskant — jede Preis- oder Terminaussage kann bindend wirken. KI qualifiziert vor, antwortet nicht.

🌐 Frontend

  • Astro oder Next.js (statisch, schnell)
  • Alternativ WordPress, wenn er selbst pflegen will
  • Mobile-first — Kunden suchen am Handy
  • Formular → Webhook

⚙️ Automatisierung

  • n8n (self-hosted oder Cloud)
  • IMAP-Trigger für Mail
  • LLM-Node für Klassifizierung
  • Kalender-Node für Blöcke

💬 Messaging

  • WhatsApp Business Platform via BSP
  • Flows für Terminanfrage
  • Utility-Templates für Bestätigung
  • Meta Business-Verifizierung nötig

Was vor einer Schätzung geklärt sein muss

  • Wie viele Anfragen pro Woche wirklich? Bei 5 lohnt keine Automatisierung, bei 50 rechnet sie sich sofort.
  • Wo liegt der Kalender heute? Google, Microsoft 365, Handwerkersoftware oder Papier — entscheidet die halbe Architektur.
  • Gibt es schon eine Handwerkersoftware? Craftnote, ToolTime, plancraft und ähnliche können Teile davon bereits. Zwei parallele Systeme sind schlimmer als eins.
  • Ist er allein oder gibt es ein Büro? Bei einer Bürokraft ist das Problem organisatorisch, nicht technisch.
  • Eigene Domain für die Mail? Business-Verifizierung bei Meta wird mit einer Freemail-Adresse zäh.
  • Wer betreibt das danach? n8n-Workflows brauchen Pflege. Ohne Wartungsvereinbarung steht das Ding in 6 Monaten still.